Koninklijke Nederlandse Gymnastiek Unie: “Soepel samenwerken”

De Koninklijke Nederlandse Gymnastiek Unie of KNGU is de Nederlandse sportbond voor gymnastiek. Met elf verschillende gymsporten kunnen we de KNGU met recht veelzijdig en dynamisch noemen: van ‘bewegen met Nijntje’ tot Freerunning en natuurlijk turnen. De sportbond bestaat nu zo’n 150 jaar en verbindt ruim 900 clubs, 300.000 unieke leden, 8.000 trainers. De organisatie is bijzonder omdat ze wordt gerund door deels betaalde medewerkers en deels door vrijwilligers. Dit maakt meteen de IT-infrastructuur tot een grote uitdaging. Deze uitdaging is de KNGU aangegaan met Rely.

IT in eigen beheer

“Voor de komst van DVBS, dat later is overgegaan in Rely, stonden onze servers intern in Beekbergen en dachten collega’s dat alle apparaten, tot aan het koffiezetapparaat, onder onze hoede vielen.” grapt Arnaud van Alphen, Senior medewerker ICT bij KNGU. Samen met collega Wilbert Stegeman is hij verantwoordelijk voor de gehele IT-infrastructuur voor de KNGU. Wilbert: “Onze organisatie is behoorlijk complex. We hebben allerlei verschillende mensen die verbonden zijn met de KNGU: betaalde medewerkers, maar ook vrijwilligers zoals trainers, coaches, bestuursleden van onze gymverenigingen, wedstrijdorganisatoren, etc. Vanuit het bondsbureau vindt de procescoördinatie plaats en organiseren we bijvoorbeeld de aanvraag van wedstrijdpaspoorten, licentiebeheer, ledenadministratie en scholingsbijeenkomsten.”

Arnaud van Alphen: “Wij proberen het overzicht te houden en ervoor te zorgen dat mensen, programma’s en systemen soepel kunnen samenwerken, zonder dat we daarbij de beveiliging uit het oog verliezen. Dat dat een enorme uitdaging is, is denk ik wel duidelijk.” Wilbert Stegeman: “In het tijdperk dat de KNGU data, servers en systemen nog intern had staan, lag het beheer ervan bij de interne IT-afdeling. Dit was geen corebusiness voor de KNGU en wij als afdeling vonden dat we dit anders moesten gaan organiseren. Met de komst van Rely, 10 jaar geleden, maakten we een flinke professionaliseringsslag en hebben we de infrastructuur overgebracht naar een extern datacentrum. In het kader van continuïteit is er toen zelfs een uitwijk locatie ingericht. Deze samenwerking is inmiddels verder geïntensiveerd. Sinds kort ligt het eigenaarschap van de applicaties/systemen in de organisatie, daardoor ligt de verantwoordelijkheid van de werking van de programma’s nu daar waar ze hoort te liggen, namelijk bij gebruikers zelf. Immers, de business wil wat met de applicaties (informatie, doorontwikkeling, data, et cetera) dit is geen taak voor de ICT-afdeling. Als een medewerker nu wensen heeft of ergens tegen aanloopt kan hij of zij aankloppen bij de servicedesk van de desbetreffende applicatie. Een zeer efficiënte en directe manier van werken.

Naast het feit dat het eigenaarschap van de applicaties is verschoven is ook onze rol als ICT-afdeling veranderd. In plaats van alle zeilen bijzetten om de boel in de lucht te houden en bezig te zijn met het blussen van brandjes, zien wij onszelf nu meer als ‘informatiemanagers of functioneel beheerders’. Deze taak proberen we verder uit te bouwen en verder te professionaliseren.”

2-factor authenticatie

Wilbert Stegeman: “Ook wij hebben vanwege de nieuwe privacywetgeving het nodige moeten veranderen om te kunnen voldoen aan de huidige beveiligingseisen. Onder andere heeft Rely 2-factor authenticatie voor ons ingesteld. Om toegang te krijgen tot de servers van KNGU dien je na het invoeren van een persoonlijk wachtwoord ook een code in te geven. Deze code wordt real-time naar het vooraf ingegeven mobiele nummer van de gebruiker gestuurd. Deze dubbele beveiliging is echt nodig omdat ook wij te maken hebben met vertrouwelijke persoonsgegevens die gewoon niet mogen lekken,
ook niet intern! Geen één gebruiker kan nu nog bij informatie waar geen rechten voor zijn verleend.”

Wij proberen het overzicht te houden en ervoor te zorgen dat mensen, programma’s en systemen soepel kunnen samenwerken, zonder dat we daarbij de beveiliging uit het oog verliezen.”

Nieuwe ontwikkelingen

Om de vinger aan de pols te houden spreken Wilbert en Arnaud en de Rely Account Manager regelmatig af. “We zien elkaar 1 á 2 keer per maand. En als er tussendoor iets speelt dan bellen we elkaar. Die korte lijnen, dat werkt heel fijn,” vertelt Wilbert. “Ondertussen zijn we bezig met allerlei nieuwe ontwikkelingen. Eén daarvan is dat we binnenkort ook een WIFI-netwerk af gaan nemen van Rely. Ons huidige WIFI-dekking en -apparatuur voldoen bij lange na niet meer. Als de verbinding traag is, moppert iedereen soms onterecht op Rely. Het trage netwerk is niet altijd aan onze servers te wijten maar kan ook aan de WIFI-verbinding liggen. Dus we hebben besloten dat Rely ons nieuwe WIFI-netwerk mag verzorgen. Als onze medewerkers dan wat te klagen hebben, dan klagen ze in ieder geval met recht op Rely.”

Casestudy KNGU Claranet

Samenwerken met Rely

“We hebben er echt zin in om voor onze organisatie steeds weer nieuwe stappen te zetten. Wij hebben nog allerlei plannen in de pijplijn en samen met Rely gaan wij echt voor de optimale oplossing,” geeft Arnaud van Alphen aan. Op de vraag wat samenwerken met Rely voor KNGU betekent antwoordt hij dan ook: “Samenwerken met Rely is samen doorontwikkelen tot in de finesse. We worden altijd goed geholpen, we kunnen na al die jaren lezen en schrijven met elkaar en we kunnen bouwen op doorgewinterde servicemedewerkers. Heel af en toe krijgen we te maken

Samenwerken met Rely is samen doorontwikkelen tot in de finesse!”

met een nieuwe servicemedewerker. En dat verschil merk je wel. Ze moeten onze organisatie en onze belangen dan nog helemaal leren kennen. Daarom zijn we ook zo blij dat het verloop bij Rely zo laag is. De kans dat je iemand aan de lijn krijgt die onze organisatie door en door kent, is groot. Het is dus niet alleen fijn werken MET Rely, het is ook fijn werken BIJ Rely!

Neem contact met ons op

Laat een e-mail achter

Vul onderstaand formulier in en we zullen zo spoedig mogelijk contact met u opnemen

Velden aangeduid met een * zijn verplicht.

Neem contact met ons op

085 27 33 255