Tips & tricks Word, Outlook, Codex

In de volgende nieuwsbrieven gaan wij u efficiënter laten werken met de mogelijkheden van de programma’s in de Notaris Suite. Wij hebben een ervaren notarisklerk in dienst genomen, die nog steeds in de praktijk werkzaam is.

Hij gaat zijn tips en tricks binnen Word, Outlook en Codex met u delen de komende tijd.

Ik ben Martien Hovener en binnen Rely ben ik werkzaam als consultant voor het notariaat. Daarnaast ben ik ook nog werkzaam bij een notaris als notarisklerk/applicatie specialist. Voor mij heel belangrijk om ook feeling te houden met het vak. Zo blijf ik ook op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in het notariaat. Ik weet tegen welke beperkingen klanten aanloopt en heb daar vaak praktische oplossingen voor. Het leuke aan het notariaat is dat het je steeds weer weet te verrassen (never a dull moment).

In 1989 ben ik begonnen als notarieel medewerker en in enkele jaren doorgegroeid naar gediplomeerd notarisklerk (oude opleiding). De digitale vlucht, waarmee de notarissen te maken kregen, heb ik van dichtbij mogen ervaren. Omdat de IT mij interesseerde, werd ik al snel applicatie beheerder op het notariskantoor. Op gebied van het registergoed (mijn specialiteit) heb ik allerlei documenten in PTP geprogrammeerd, zodat ik en mijn collega’s efficiënter konden werken. Als consultant ben ik 2017 begonnen om de efficiency op een notariskantoor te verbeteren. Daarna ben ik bij Van Brug Automatisering gaan werken als consultant. In die tijd heb veel bijgeleerd van Codex, omdat ik nauw heb mogen samenwerken met de specialisten van Van Brug. Het werk binnen Rely is een nieuwe uitdaging voor mij. Dit omvat een werkgebied dat veel breder is dan alleen Codex. Ik ben er van overtuigd dat een notaris in gehele digitale proces geholpen kan worden met een groep van specialisten.”

Een voorbeeld is de “werkbalk snelle toegang” in Word. Daarin kunnen icoontjes worden geplaatst, bijvoorbeeld voor het tussendoor opslaan of het maken van een nieuw leeg document. Maakt u gebruik van Wordplus? Hierin kunnen veel gebruikte tekstblokken worden opgeslagen. Ze zijn dan voor het hele kantoor beschikbaar. Bijvoorbeeld de namen van de medewerkers als gevolmachtigden opnemen:

  • in de tekst wordt de volledige naam of een gedeelte daarvan getypt;
  • druk op de toetsen Alt en d en de comparitie staat in de akte.

Maakt u al digitale afschriften?

In het nieuwe aflijnen is het mogelijk om een digitaal afschrift te maken. Makkelijk voor de verzending van o.a. notarisverklaringen naar Stater of Quion. Binnen enkele klikken is het bestand klaar voor verzending. Geen rompslomp meer met bestanden hernoemen of knip- en plakwerk met Wordplus of autotext. Laat ons even weten als u hiervan gebruik wenst te gaan maken. Wij zorgen voor de inrichting.

Royementen in Codex

Sinds enige tijd is het mogelijk om de ECH doorhalingen te verwerken in een KIK-akte. De inschrijving van deze akte bij het Kadaster is gratis. Van Brug heeft voor de overige banken ook een oplossing bedacht en gemaakt. Dit is te vinden in een dossier onder Doorhalingen. Als de doorhalingen zijn “retour gemeld”, dan komen ze in dezelfde lijst van doorhalingen te staan als de ECH doorhalingen. Deze doorhalingen kunnen vervolgens in een akte worden verwerkt. Het is niet meer nodig om het oude royementen pakket van Van Brug te gebruiken. Onze consultants geven u graag uitleg over het gebruik van KIK-doorhalingen.

Neem contact met ons op

Laat een e-mail achter

Vul onderstaand formulier in en we zullen zo spoedig mogelijk contact met u opnemen

Velden aangeduid met een * zijn verplicht.

Neem contact met ons op

085 27 33 255