Digitalisering binnen het notariaat, waar moet je op letten?

Leestijd: 5 minuten

Vanaf maart heeft het Covid-19 virus een grote impact gehad om de manier waarop notariskantoren hun diensten verlenen. Het persoonlijke contact bij het afsluiten van hypotheken, overdracht van woningen of bespreken van een testament veranderde drastisch. Medewerkers werkten niet meer alleen op kantoor maar werden, min of meer, gedwongen vanuit huis te werken. Aan Edwin de Brave, Business Unit Manager van Rely, stellen we een viertal vragen over digitalisering binnen het notariaat en de manier van (online) werken.

Allereerst over de manier van werken; zien jullie veel verschillen tussen nu en begin van dit jaar?
Absoluut, en een deel zien we niet eens. Kantoren sloten en de normale bezoeken die we deden bij onze klanten werden uitgesteld of omgezet in een telefonische afspraak, eventueel via videobellen. Dat zijn natuurlijk meteen de in het oog springende veranderingen voor ons. Gelukkig is een groot deel van de notarisbranche over op online werken. Je moet er niet aan denken dat we bij elk kantoor op locatie hadden moeten komen om elke update van de systemen en applicaties door te voeren. Dat zou een logistieke nachtmerrie zijn geweest. Binnen de NotarisSuite kunnen we elke update gelukkig online uitvoeren, lopen we dus geen vertraging op en kunnen kantoren gewoon doorwerken. En dat 'gewoon' verschilt per kantoor. Het ene kantoor zweert bij de maatregelen op kantoor waarbij er met doorzichtige platen afgeschermde werkplekken zijn gecreëerd terwijl andere kantoren het thuiswerken tot standaard hebben verheven.

De manier van online werken, is daar nog veel verandering in gekomen?
Jazeker. Zo is er een behoorlijke vraag naar videobellen geweest. Microsoft Teams mag daarbij als dé standaard gezien worden in Nederland. Microsoft speelde daar ook handig op in door een gratis versie beschikbaar te stellen waardoor de vraag nog extra steeg. Daarnaast zien we meer samenwerktools waardoor er toch samengewerkt kan worden aan dezelfde case of project. Een dienst als sharepoint wordt ook intensiever gebruikt. Tegelijkertijd kleeft er een negatieve kant aan meer thuiswerken. We zagen een enorme toename van het aantal pogingen van cyberfraude. Het achterliggende idee is dat mensen minder oplettend zijn en daardoor sneller in de digitale val trappen van deze cybercriminelen. Met name phishing-pogingen werden ondernomen met e-mail vanuit het RIVM, IT-leveranciers maar ook binnen eigen kantoor. Allemaal helemaal nep, maar als je niet oplet bij elke poging, kan er wel eens iets tussendoor glippen. Met alle gevolgen van dien. De vraag naar trainingen rondom phishing-awareness steeg bijna in even hoog tempo als de criminele activiteit zelf en gelukkig kunnen we daar met onze securitypartner KnowBe4 een uitstekende training geven die echt werkt! Je ziet dan dat het aantal gelukte pogingen zienderogen afneemt.

Wat verwacht je dan de komende tijd?
We zien uiteraard de toename van het gebruik van de verplichte WID-scanner; voor ons betekent dat dat we op locatie moeten zorgen voor een extra netwerkaansluiting. Dat doen we voor een deel van de kantoren zelf, maar ook in samenwerking met onze partner Sollie.com. Dat is een uiterst betrouwbare partner op het gebied van verbindingen en netwerk die inmiddels ook bekend is bij het grootste deel van de notariskantoren.
Daarnaast zullen er kantoren gaan overstappen van hun IT, welke in servers op kantoor staat, naar een nieuwe online versie. De applicaties die gebruikt worden binnen het notariaat zijn er klaar voor en de stap van kantoor naar de cloud is er een die zorgt voor zekerheid en schaalbaarheid. Geen zorgen meer of de tapes gewisseld zijn, of de back-up heeft gedraaid en het inrichten van nieuwe werkplekken is een fluitje van een cent. Bovendien zorgt het ook weer voor een fijnere gebruikerservaring als medewerkers thuis werken. Een echte win-win-situatie.

Waar moeten kantoren op letten rondom de stijgende digitalisering?
Deze vraag moet ik tweeledig beantwoorden. Als eerste moet elk kantoor zichzelf afvragen hoe ver ze willen gaan in de digitalisering. Een aanbod als nu door Ligo via het Kruidvat wordt gedaan is legitiem, zoals bekend deed de HEMA dit al jaren, maar past gewoon niet bij elk kantoor. Als je het niet moet hebben van veel standaard aktes maar meer van maatwerk en meedenken met de cliënt, dan is er een grens aan de digitalisering. Dan moet je misschien de keuze maken om geen chatbot te gaan gebruiken op de website maar nog meer op zoek te gaan naar persoonlijk contact. Zoals bijvoorbeeld ook Netwerk Notarissen aangeeft is persoonlijk contact en daadwerkelijk in de ogen kijken van de cliënten enorm belangrijk in veel gevallen. Uiteindelijk is dat een beslissing die het kantoor zelf moet nemen hoe ver ze gaan. En als die keuze gemaakt is, ik kom nu bij mijn tweede antwoord, is naar mijn idee van belang dat je de digitale hulpmiddelen zo goed mogelijk uitnut. Als een applicatie als Teams alleen maar gebruikt wordt om te videobellen, kan dat een hele fijne applicatie zijn voor dat doel. Maar je mist een enorme kans als je de rest van de mogelijkheden niet gebruikt; documenten delen, chat, agenda delen, etc. Er zit een schat aan mogelijkheden verstopt in de applicaties die we gebruiken en wekelijks worden deze mogelijkheden uitgebreid of aangepast. Ga daarom ook op zoek naar een IT-partner. Niet zomaar de eerste de beste leverancier van Office 365 maar zoek een partij die weet waar ze over praten, ervaring hebben in de uitdagingen die zich voordoen en vooral waar een klik mee is. Dat is namelijk de basis van vertrouwen om samen de stap te zetten richting de toekomst.

Rely is niet alleen marktleider binnen het notariaat op het gebied van IT, het is ook de partner met jarenlange ervaring én de kennis en kunde om de belangrijke notariële pakketten aan te kunnen bieden binnen de NotarisSuite, DE online werkplek van elk notariskantoor.

Edwin de Brave, Business Unit Manager Rely

Zoek een partij die weet waar ze over praten, ervaring hebben in de uitdagingen die zich voordoen en vooral waar een klik mee is."

Edwin de Brave
Business Unit Manager Rely

Neem contact met ons op

Laat een e-mail achter

Vul onderstaand formulier in en we zullen zo spoedig mogelijk contact met u opnemen

Velden aangeduid met een * zijn verplicht.

Neem contact met ons op

085 27 33 255