De NotarisSuite is dé online werkplek voor het notariaat. Hierin staan alleen de applicaties die gekozen zijn door het notariskantoor. Dit zijn aan de ene kant de standaard kantoorapplicaties zoals Microsoft Office met daarin Word, Excel, PowerPoint en Skype for Business, aangevuld met de branche specifieke applicaties van Van Brug, Dirict, Quantaris óf Devoon. De NotarisSuite kan gezien worden als het volledig veilige portaal van de applicaties die gekozen zijn.
De NotarisSuitePlus omvat alle elementen van de NotarisSuite en voegt daar enkele zaken aan toe. Origineel was deze dienstverlening speciaal voor de kantoren die lid waren van Netwerk Notarissen, maar inmiddels is deze beschikbaar voor alle notariskantoren. Hierbij zijn extra veiligheidsmaatregelen standaard opgenomen in de dienstverlening en wordt er functioneel beheer op locatie aan toegevoegd, waardoor u volledig ontzorgd wordt. Met deze oplossing kunt u altijd vertrouwen op de specialisten van Rely en kunt u zich concentreren op uw klanten.
Functioneel beheer
Binnen Rely beschikken we over een aantal notariële specialisten met diepgaande functionele kennis van het notariaat en de bijbehorende wensen. Functioneel beheer wordt zowel remote als op locatie aangeboden. Afhankelijk van de omvang van uw kantoor is functioneel beheer op locatie, een aantal dagdelen per jaar, een standaard onderdeel van de NotarisSuitePlus. Extra advies of begeleiding is uiteraard mogelijk. Dit kan op basis van nacalculatie of op basis van een offerte. Functioneel beheer stelt ons in staat om uw informatiesystemen optimaal op uw behoefte af te stemmen. Het functioneel beheer valt uiteen in een aantal onderdelen:
-
Gebruikersondersteuning
- Rely ondersteunt gebruikers in het gebruik van de informatiesystemen. Dit beperkt zich niet tot het oplossen van incidenten, maar wij kunnen u ook adviseren over “best practices” op het gebied van processen en procedures.
-
Functioneel applicatiebeheer
- Rely biedt u functionele applicatiekennis om optimaal gebruik te maken van uw software. Wij kunnen niet al uw wensen zelf inregelen, maar zullen hiervoor de diverse software leveranciers inschakelen voor ondersteuning. Wij zullen uw wensen wel documenteren en aan de hand van de wensen van u en uw collega’s zullen wij een vertaalslag maken naar de software leverancier(s).
-
Advies
- Advies op het gebied van informatisering in ruime zin, inclusief het informeren over relevante, nieuwe ontwikkelingen
- Advies over “best practices” op het gebied van werkplek, organisatie, inrichting en processen
- Advies ten behoeve van aankomende verhuizingen, samenvoegingen, splitsingen en naamswijzigingen van kantoren
- Advies over het verzorgen van praktijkgerichte opleidingen voor specifieke applicaties
- Begeleiding voor ondersteuning van kantoor specifieke vragen en opleidingen
- Begeleiden en implementeren van maatwerk oplossingen zoals Word-macro’s en rapportages
- Creatie en aanpassingen van kantoor specifieke notariële modellen
- Advies over keuze nieuwe printers, zoals product- en leveranciersselectie
Software kennis
Binnen Rely beschikken wij over een brede kennis van de software die binnen het notariaat veelvuldig gebruikt wordt:
- Codex / NIS / Notarisdossier / Qu-Bis / NEXTassyst - toonaangevende pakketten waarmee u op een gebruiksvriendelijke manier de verschillende notariële processen kunt uitvoeren;
- AFAS – Profit-online - boekhoudpakket, de standaard voor NIS en Codex;
- ABBYY - software voor OCR (input – output);
- Content Central - software voor scannen naar de zaakmap en het scannen van inkoopfacturen naar AFAS;
- Xtendis – Software voor digitale archivering;
- SmartLockr - software voor veilig mailen.
Consultancy
Met deze dienst bieden wij diepgaand advies en hoogwaardige begeleiding. Deskundig op maat voor uw organisatie. Met onze strategische aanpak kunt u nog efficiënter werken en de kwaliteit van uw eigen kernactiviteiten verder verhogen. Enkele voorbeelden van consultancy zijn:
- Verzorgen van meerdaagse praktijkgerichte opleidingen voor specifieke applicaties;
- Project begeleiding ter voorbereiding op en tijdens verhuizingen, samenvoegingen, splitsingen en naamswijzigingen van kantoren;
- Project begeleiding bij aanpassingen en uitbreidingen op uw datacommunicatie;
- Meting, ontwerp, aanleg of optimalisatie van een WIFI-oplossing op kantoor;
- Aanvraag en beheer van kantoor domeinnamen;
- Vraagbaak / aanspreekpunt voor security en privacy (AVG) gerelateerde zaken;
- Project begeleiding aangaande zaken die raakvlakken hebben met uw IT-omgeving.
Partnership Netwerk Notarissen
Met de overname van de activiteiten én medewerkers van het automatiseringsbedrijf van Netwerk Notarissen, is een exclusief partnership gesloten tussen beide partijen. De kantoren die bij Netwerk Notarissen zijn aangesloten, zijn hierdoor de komende jaren verzekerd van volledige ontzorging op IT-gebied. Tevens is de ontwikkeling van nieuwe IT-toepassingen, waarmee Netwerk Notarissen haar marktpositie wil versterken, voor de komende jaren gegarandeerd.
PTP (Procedure Tekst Productie) modellen
Indien het kantoor lid is van Netwerk Notarissen mag het kantoor gebruik maken van de modellen op Kennismeester. Rely kan deze voor kantoren die met Van Brug werken, op basis van de op Kennismeester gepubliceerde platte modellen, intelligent maken en onderhouden. De updates van de intelligente modellen worden door Rely periodiek geplaatst. De kantoren worden door Rely geïnformeerd over de wijzigingen die plaatsvinden.