Niet alleen gaat het bij Codex om een cliëntensysteem, ook kent de oplossing een groot aantal koppelingen, bijvoorbeeld naar de applicaties van het Kadaster, makelaars, de gemeentelijke basisadministratie en verschillende registers die notarissen voor hun werk moeten kunnen raadplegen. Ook op ander gebied zijn er specifieke functies voor het notariaat. Zo kent Microsoft Word functies en snelkoppelingen die gebruikt worden voor het opstellen van notariële akten.
Jager Bokdam de Visser Netwerk Notarissen heeft IT-dienstverlener Rely in de arm genomen voor het beheer, de servicedesk en de ondersteuning van de IT-omgeving van de verschillende kantoren. Daarnaast biedt de dienstverlener ook consultancy aan.
Voor de notariële sector creëerde Rely het cloud-platform NotarisSuite, met onder meer applicaties van Van Brug Software, Dirict, Quantaris, NextLegal en Microsoft. De applicaties en bestanden van de notariskantoren draaien daarbij zoveel mogelijk in het datacenter van Rely, binnen een private cloud-omgeving.
IT-dienstverlener Rely, waar ongeveer 25 mensen werken, heeft zich gespecialiseerd in het leveren van IT-diensten voor organisaties actief in het notariaat en de advocatuur. Rely maakt sinds 2017 onderdeel uit van de Claranet Groep. Rely kan van de werkplek, via connectiviteit tot in de cloud diensten inrichten, leveren en beheren.

Het dienstenpakket

De samenwerking tussen Rely en Jager Bokdam de Visser Netwerk Notarissen bestaat al geruime tijd. “Wij leveren de online werkplek, het applicatiebeheer en de hosting van de applicatie op een dedicated server in ons eigen datacenter”, geeft Mark Heinen, Account Manager bij Rely aan. “Daarnaast fungeren we als eerstelijns helpdesk. Mochten we eventuele problemen niet kunnen oplossen, dan zijn wij het die contact leggen met de verschillende externe softwareleveranciers, zoals Van Brug Software.”
In de praktijk komt het erop neer dat er voor de dagelijkse werkzaamheden vrijwel nooit consultants van Rely in het kantoor van de notarissen werkzaam zijn. “Alles gebeurt remote,” legt notaris mr. Marije Bruning uit. “Met onze contactpersoon Mark Heinen hebben we regelmatig een gesprek over de voortgang. Daarbij komt aan de orde welke updates er zijn en wat we over nieuwe functies moeten weten. Ook kunnen wij dan aangeven waar we eventueel tegenaan lopen, of vragen hoe we applicaties efficiënter kunnen gebruiken.”
Daarnaast biedt het pakket dat het notariskantoor van de IT-dienstverlener afneemt ook een aantal consultancydagen per jaar. Bruning: “Dan komt een specialist van Rely inhoudelijk meekijken met onze medewerkers. Hij of zij geeft dan bijvoorbeeld tips over het gebruik van de applicaties, en wijst ons op functies die we nog niet gebruiken, maar die wel handig zijn.” Het gaat bij deze consultancy dus vooral om advies op het gebied van de kantoorautomatisering, die volledig bij Rely is ondergebracht. De notarissen maken gebruik van remote desktops.

Specifieke branche

Zowel Heinen als Bruning maken duidelijk dat de notariële sector eigen eisen stelt aan de IT én aan de samenwerking met een IT-dienstverlener. “Wij verrichten vaak administratieve handelingen die gepaard gaan met een eigen idioom”, legt de notaris uit. “Je kunt dan bijvoorbeeld bij de IT-dienstverlener aangeven dat je ‘geen stempel’ onder een document kunt zetten.” Vooral als nieuwe mensen worden ingewerkt op de IT-helpdesk kan het gebeuren dat degene die belt, eerst moet uitleggen wat concreet het probleem is dat opgelost moet worden. “Als iemand eenmaal bekend is met ons werk, dan kun je de termen gewoon gebruiken.”
Heinen uit zich positief over het samenwerken met notariskantoren. “Notarissen hechten zeer aan het persoonlijke contact, dat merk je ook als ze contact hebben met ons als dienstverlener.” Daarnaast zit je in de praktijk al snel met de eindbeslissers aan tafel, waardoor de communicatie efficiënt verloopt. “Je weet bij notarissen waar je aan toe bent.”
Uiteraard, weet Heinen, heeft de sector te maken met strikte wetgeving en speelt de beveiliging van gegevens een hele grote rol. Toch heeft Jager Bokdam de stap naar de private cloud gezet en kunnen de medewerkers ook vanuit huis werken. “Volledig thuiswerken lukt niet, er zijn altijd cliënten die je op kantoor moet ontvangen,” zegt Bruning. “Ook had niet iedereen bij het begin van de pandemie een thuiswerkplek, maar dat is eigenlijk snel opgelost. Vragen op het gebied van security en AVG zijn door Rely toen vlot beantwoord.”

Hoog securitybewustzijn

Cyberaanvallen, dataverlies en andere security-problemen komen bijna dagelijks in het nieuws. Een datalek is voor een notariskantoor een nachtmerrie. “Nog los van reputatieschade, leidt een dergelijk incident tot boetes en tuchtrechtelijke klachten”, stelt Bruning. Het valt haar op dat, ook in vergelijking met andere kantoren, het securitybewustzijn binnen de organisatie hoog is. “Zodra er maar enige twijfel bestaat over de status van een ontvangen mail, zie ik al dat collega’s te rade gaan bij elkaar.”
Toch geeft de notaris aan met Rely te willen onderzoeken hoe security nog sterker geadresseerd kan worden binnen het team, ook gezien de opmars van phishing- en ransomware-aanvallen.

Geen helder beeld bij public cloud

Mark Heinen geeft aan dat de notariële sector applicaties en dataopslag buiten de eigen organisatie inmiddels heeft omarmd, maar dat dan vooral gekozen wordt voor een private cloud-omgeving bij de dienstverlener. Doorgaans in combinatie met bijvoorbeeld een oplossing van Citrix. “Dit heeft deels ook te maken met de specifieke softwareleveranciers voor deze markt, die vaak vrij klassieke Windowsapplicaties leveren, die draaien op een traditionele fileserver.”
De stap naar, bijvoorbeeld, een hybride of public cloud is fors, zegt Bruning. “De server van ons staat dan weliswaar niet in de eigen kantooromgeving, maar ik heb er toch een fysiek beeld bij, ik weet waar de data concreet staan. Daar kunnen buitenstaanders niet zomaar bij, het geheel staat veilig bij Rely. Dat gevoel heb ik minder bij een public cloud-omgeving.” Vooral het security-aspect weegt daarbij zwaar.

De samenwerking tussen Rely en Jager Bokdam de Visser Netwerk Notarissen

Bruning waardeert de kennis van Rely als het gaat om activiteiten binnen een notariskantoor. “Het is heel fijn dat ze ook buiten kantooruren bereikbaar zijn.” Het komt in de praktijk nogal eens voor dat ’s avonds of in het weekend gewerkt wordt, “bij problemen is het goed dat er een noodnummer is om een IT-professional te raadplegen.”
Verder ervaart Bruning de samenwerking als positief, hoewel problemen de ene keer sneller worden opgelost dan de andere keer. “Dat zal te maken hebben met drukte en de hoeveelheid beschikbaar personeel. Maar de samenwerking verloopt eigenlijk altijd prettig.”